Google スプレッドシートとは？ Excelとの違いと基本の使い方【Google活用基本のき】
Google スプレッドシートは、スマートフォン（以下、スマホ）やパソコンで表を作成できるGoogleの表計算サービスです。「Excelとの違いがよく分からない」「スマホでも使えるの？」と思う人もいらっしゃるでしょう。
旅行費用や家計の記録、家族で共有する予定表など、身近な用途にも役立ちます。この記事では、Google スプレッドシートの特徴からExcelとの違い、スマホでの基本操作まで、初めての人にも分かりやすく解説します。
※AndroidやiPhoneのOSのバージョンなどによって、動作手順に多少の違いがある可能性があります。
Google スプレッドシートとは？
Google スプレッドシートは、文字や数字を表にまとめたり、計算したりできるGoogleのサービスです。Google アカウントがあれば利用でき、スマホでも扱えます。
Googleが提供する表計算サービス
表の一つ一つのマスに文字や数字を入力できます。このマスを「セル」と呼びます。旅行の予定や家計の記録、住所録、趣味のコレクション管理など、幅広く利用できます。
また、「クラウド」と呼ばれる仕組みを利用していることも特徴です。
※クラウド：インターネットを通じてデータを保存・利用する仕組みのことです。同じGoogle アカウントで利用すれば、スマホで作った表をパソコンから開くこともできます。
スマホでも表を作成・編集できる
Google スプレッドシートは、スマホ向けのアプリが用意されています。アプリでは、表の作成や閲覧、編集ができます。
１．Androidでは「Google Playストア」、iPhoneでは「App Store」を開きます。
２．「Google スプレッドシート」と検索します。
３．アプリを選び、インストールします。
４．インストール後、アプリを開いてGoogle アカウントでログインし利用します。
Google スプレッドシートとExcelは何が違う？
Google スプレッドシートとExcelは、どちらも表の作成や計算に使えるツールです。保存や動作の仕組みには違いがあるため、目的に応じて使い分けましょう。
Google スプレッドシートは自動保存が基本
オンラインで作業していれば、入力した内容は自動的に保存されます。作業のたびに保存ボタンを探す必要がなく、「保存し忘れてしまった」という心配を減らせます。
一方、Excelにも自動保存の仕組みがあります。Microsoft 365でOneDriveなどにファイルを保存していれば、自動保存を利用できます。
※OneDrive：Microsoftが提供するクラウド上のファイル保存サービスのことです。
どちらか一方だけが自動保存できるわけではなく、保存方法や利用環境が異なると理解しておくといいでしょう。
Excelのファイルも開いて編集できる
Google スプレッドシートでは、Excel形式のファイルを開いて編集できるほか、作った表をExcel形式で保存することもできます。
※ファイル形式：データを保存する時の種類のことです。Excelでは「.xlsx」などが使われます。
知人から送られてきたExcelファイルをスマホで確認したい時にも役立ちます。ただし、複雑な書式や一部の機能を使ったファイルでは、開いた際に表示や動作が変わることがあるため、重要なファイルは内容を確認しておくと安心です。
スマホで表を作ってみましょう
実際にスマホで表を作ってみましょう。ここでは旅行費用を記録する表を例に、基本操作を確認します。
新しい表を作成して名前を付ける
「京都旅行費用」という表を作る例で説明します。
１．Google スプレッドシートのアプリを開きます。
２．画面右下にある「＋」の作成アイコンをタップします。
３．「新しいスプレッドシート」を選びます。
４．新規ファイルの画面が表示されます。Androidなら画面右上の縦三点リーダー（縦に並んだ三つの点のこと）を、iPhoneなら三点リーダー（横に並んだ三つの点のこと）をタップします。メニューが表示されます。
５．「無題のスプレッドシート」をタップし「京都旅行費用」と入力します。
作成した表には、縦横にたくさんのマスが並んでいます。この一つ一つのマスが「セル」です。
セルに項目と金額を入力する
左側のセルに「交通費」、その隣に「500」のように入力してみましょう。同じ要領で「宿泊費」「食事代」を追加すれば、旅行費用の表になります。
１．文字を入力したいセルをタップします。
２．「交通費」と入力し、確定します。
３．右隣のセルをタップし、「500」と入力して確定します。
４．次の行にも「宿泊費」などを同じ方法で入力します。
数項目を入力するだけでも十分です。慣れてきたら、家計や趣味の記録にも応用してみましょう。
オフラインで使えるようにしておく
あらかじめ設定しておけば、インターネットにつながっていない場所でもファイルを編集できます。この状態を「オフライン」といいます。旅行中の移動など、通信環境が安定しない場所で表を確認したい時に便利です。通信が再開すると自動的に同期・保存されます。
※オフライン：インターネットに接続していない状態のことです。
１．オフラインで使いたいファイルを開きます。
２．Androidなら画面右上の縦三点リーダー（縦に並んだ三つの点のこと）を、iPhoneなら三点リーダー（横に並んだ三つの点のこと）をタップします。
３．「オフラインで使用可」をタップして有効にします。
外出先で使う予定の表は、出かける前に設定しておくと安心です。
Google スプレッドシートを暮らしに活用する
Google スプレッドシートは、仕事だけでなく暮らしにも活用できます。身近な用途から、自分に合った使い方を見つけてみましょう。
家計や旅行費用を記録する
「食費」「光熱費」「交通費」などの項目を作り、隣に金額を入力します。あとから項目を追加したり、金額を書き直したりできるのも、紙のメモにはない便利さです。
慣れてきたら、「SUM」という関数を使うと、入力した金額を自動で合計できます。関数には他にもいろいろな種類があります。
※関数：決められた計算や処理を自動的に行なうための機能のことです。
家族や仲間と表を共有する
作成した表は、ほかの人と共有できます。家族旅行の「行きたい場所」「宿泊先」「費用」を一つの表にまとめ、編集できるように共有すれば、それぞれが自分のスマホから情報を追加できます。
共有する時は、相手にどこまで操作を許可するかを設定できます。主な権限は「編集者」「閲覧者（コメント可）」「閲覧者」です。
１．共有したいスプレッドシートを開きます。
２．Androidなら画面右上の縦三点リーダー（縦に並んだ三つの点のこと）を、iPhoneなら三点リーダー（横に並んだ三つの点のこと）をタップし、メニューで「共有とエクスポート」をタップします。
３．さらに「共有」をタップします。共有したい相手のGoogleアカウントのメールアドレスを入力します。
４．権限（「編集者」「閲覧者（コメント可）」「閲覧者」を選択可能）を選択します。
５．「紙飛行機」アイコンをタップすると、相手に共有リンクが送られます。
個人情報や家計などを記録した表を共有する時は、共有相手やアクセス権限を確認してから送信すると安心です。
趣味の記録にも利用できる
数字の計算だけでなく、文字を一覧にして整理する用途にも使えます。読んだ本の「書名」「著者名」「読了日」、映画なら「作品名」「鑑賞日」などを残しておくと、持っていたかどうかを確認する時にも役立ちます。
最後に
Google スプレッドシートは、スマホから手軽に表を作成・編集できるGoogleの表計算サービスです。Excelファイルも扱え、オンラインでは変更内容が自動保存されます。家計や旅行費用、趣味の記録など、身近な用途にも活用でき、家族や仲間と同じ表を共有できることも特徴です。
まずは数項目だけの簡単な表を作り、文字や数字を入力するところから試してみてはいかがでしょうか。
●監修・画面スクリーンショット／三鷹 れい（みたか れい）
プログラマー。中小企業のDX化など、デジタル分野での支援をしている。主な開発分野はバックエンド・フロントエンド・アプリ。その他、歴史などの人文系にも興味を持つ。
