パソコンで作るGoogle フォーム｜問い合わせ窓口を手軽に設置【Google活用基本のき】
問い合わせフォームを用意したくても、「専門的な知識が必要なのでは？」と尻込みしてしまう人は多いでしょう。Google フォームは、Googleが無料で提供しているフォーム作成サービスです。質問項目を順番に並べる感覚で、問い合わせを受け付ける画面を簡単に作れます。
作成する際はパソコンだと操作がしやすいでしょう。この記事では、パソコンでの作成を中心に、公開、回答確認までの流れをわかりやすく紹介します。
※パソコンやスマホのOSのバージョンなどによって、動作手順に多少の違いがある可能性があります。
フォームに入れる項目を決める
問い合わせフォームは、いきなり作り始めるよりも、先に「何を聞きたいか」を決めておくと迷いにくくなります。氏名や連絡先、問い合わせ内容など、必要な項目を整理してから作成に入ると、画面上の操作も落ち着いて進められます。
基本の項目を選ぶ
問い合わせフォームでは、相手に入力してもらう内容をあらかじめ決めておきます。項目が多すぎると、回答する側の負担になることがあります。最初は、次のような基本項目に絞ると使いやすいでしょう。
・氏名
・メールアドレス
・問い合わせ内容
・返信希望の有無
フォームを作る
ここでは、パソコンを使ってGoogle フォームを開き、フォームを作成する手順を説明します。
Google フォームを開いて新しいフォームを作る
パソコンでブラウザ（※）を開き、「Google フォーム」と検索してみてください。公式サイトにアクセスし、Google アカウントでログインします。「空白のフォーム」を選び、新しいフォームを作成します。
※ブラウザとは、インターネットのページを見るためのアプリです。Google ChromeやEdgeなどがあります。
タイトルと説明文を入力する
新しいフォームを開いたら、まずタイトルを入力します。問い合わせ先や目的がわかる名前にしておくと、回答する人も答えやすいでしょう。
１．タイトルの「無題のフォーム」をクリックします。
２．「お問い合わせフォーム」などの名前を入力します。
３．その下の説明欄に、問い合わせ内容を入力する画面であることを書きます。
４．必要に応じて、返信にかかる日数の目安などの情報も添えます。
質問項目を追加して、回答しやすい形に整える
問い合わせフォームでは、質問の種類を適切に選ぶことが大切です。氏名は短文入力、問い合わせ内容は長文入力、返信希望は選択式にするなど、項目に合った形式を使うと、回答する人も迷いにくくなります。
氏名とメールアドレスの入力欄を作る
まず、問い合わせをした人の名前と連絡先を入力してもらう欄を作ります。メールアドレス欄は、返信が必要な場合に欠かせません。
１．最初の「無題の質問」をクリックします。
２．質問文に「お名前」と入力します。
３．回答形式で、記述式（※）を選びます。
４．「必須」をオンにします。
※記述式とは、短い文章を入力してもらう回答形式です。氏名やメールアドレスの入力に向いています。
５．画面左の「＋」をクリックして質問を追加します。
６．質問文に「メールアドレス」と入力します。
７．回答形式で「記述式」を選びます。
８．「必須」をオンにします。
メールアドレス欄では、入力間違いを減らす設定もできます。右下の縦三点リーダー（縦に並んだ三つの点のこと）をクリックし、「回答の検証」（※）を選んでみてください。
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※回答の検証とは、入力された内容が条件に合っているかを確認する設定です。
条件で「テキスト」を選び、次に「メールアドレス」を選ぶと設定できます。また、「カスタムのエラーテキスト」（＝入力ミスの時に表示されるメッセージ）に「正しいメールアドレスを入力してください」などのエラーメッセージを記入してください。
問い合わせ内容と返信の有無選択の欄を作る
次に、問い合わせの本文を入力してもらう欄を作ります。長めの文章を入力する場合は、段落（※）を選ぶと読みやすくなります。
※段落とは、長めの文章を入力してもらう回答形式です。質問や相談内容の入力に向いています。
１．画面左の「＋」をクリックします。
２．質問文に「お問い合わせ内容」と入力します。
３．回答形式で「段落」を選びます。
４．「必須」をオンにします。
続いて、「返信を希望しますか」の選択欄を追加します。
１．画面左の「＋」をクリックして質問を追加します。
２．質問文に「返信を希望しますか」と入力します。
３．回答形式で「ラジオボタン」を選びます。
４．選択肢に「希望する」「希望しない」と入力します。
５．「必須」をオンにします。
フォームを公開して、相手に送れる状態にする
項目を作り終えたら、公開設定を確認してリンクを共有します。ここを押さえると、作成後の案内まで安心して進められます。
プレビューで確認してから公開する
フォームを公開する前に、質問の抜けや入力しにくい箇所がないか確認します。
１．画面右上の「目」アイコンをクリックします。
２．回答者から見えるプレビュー（※）画面を確認します。
３．修正したい場合は、編集画面に戻って直します。
※プレビューとは、公開前に見え方を確認するための画面です。
確認が終わったら、フォームを公開してリンクを送ります。フォームを公開しないと、回答者がアクセスできません。
１．編集画面の右上にある「公開」をクリックし、「フォームの公開」画面で「公開」をクリックします。
２．「リンク」アイコンをクリックします。
３．必要に応じて「URLを短縮」にチェックを入れます。これでフォームのURLを短くし、共有しやすくなります。
４．「コピー」をクリックし、メールやメッセージアプリに貼り付けて送ります。
案内文は、短くてもかまいません。「お問い合わせは、下記のフォームからお願いいたします。内容を確認のうえ、順次ご返信いたします」などと添えると、相手も安心して入力できます。
届いた回答を確認し、必要に応じて管理しましょう
フォームを公開したあとは、届いた回答を確認する流れも押さえておきたいところです。Google スプレッドシートと連携すると一覧で整理でき、受付を止める方法も知っておくと安心です。
回答を確認する
問い合わせが届くと、Google フォームの「回答」タブ（※）から内容を確認できます。
※タブとは、画面の表示内容を切り替えるための見出し部分です。
１．Google フォームを開き、作成した問い合わせフォームを選びます。
２．画面上部の「回答」タブをクリックします。
３．届いた回答の件数と内容を確認します。
Google スプレッドシートで一覧管理する
回答を一覧で見たい場合は、Google スプレッドシート（※）と連携してみてください。氏名、メールアドレス、問い合わせ内容などが表にまとまり、あとから確認しやすくなります。
「回答」タブを開き、「スプレッドシートにリンク」をクリックします。「新しいスプレッドシートを作成」を選んで「作成」をクリックすれば、回答が一覧表に自動で反映されます。
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※Google スプレッドシートとは、Googleが提供する表計算サービスです。回答を一覧表で確認できます。
問い合わせを仲間と分担して確認する場合も、一覧表にしておくと状況を把握しやすくなります。ただし、個人情報を含む場合は、共有する相手を必要最小限にすると安心です。
受付停止の方法
受付を終了したい時は、画面右上の「公開」をクリックしてください。「公開済みのオプション」という画面が開くので、「回答を受付中」のスイッチをオフにして「保存」をクリックします。
スイッチが「回答を受け付けていません」に変われば完了です。講座の申し込みや行事の出欠確認など、期間が決まっている場合は、終了後に受付を止めると混乱を防げます。
スマホからでもできること
パソコンで作成したフォームは、スマホからも管理できます。回答の確認や受付停止など、外出先でも対応が必要な時に便利です。スマホのブラウザでGoogle フォームにアクセスし、同じGoogle アカウントでログインすれば、作成したフォームが表示されます。
なお、フォームの新規作成や細かい設定変更は、画面の大きいパソコンで行なうことをお勧めします。
最後に
Google フォームを使うと、問い合わせフォームを無料で手軽に作れます。大切なのは、最初に必要な項目を整理し、回答する人が迷わない形に整えることです。
届いた回答は「回答」タブで確認でき、件数が多い場合はGoogle スプレッドシートで一覧管理すると便利です。町内会や趣味の会、講座の申し込み、家族や知人からの連絡受付などにも活用できます。まずは短い問い合わせフォームから試してみてください。
●監修／三鷹 れい（みたか れい｜京都メディアライン・https://kyotomedialine.com FB）
プログラマー。中小企業のDX化など、デジタル分野での支援をしている。主な開発分野はバックエンド・フロントエンド・アプリ。その他、歴史などの人文系にも興味を持つ。
