チャットが登場したことで、連絡のやりとりは随分と楽になったものです。チャットが登場する以前、ビジネスシーンにおける主なコミュニケーションツールはメールでした。そのメールに比べて、早くメッセージを送ることができ、一旦送ったメッセージの編集・削除も簡単なチャット。今や、ビジネスシーンにおいて欠かせないツールの一つとなっています。

さて、今回解説するのは、Googleが提供するチャットサービス「Google チャット」です。Googleチャットは、ダイレクトメッセージ機能やチャットルーム作成機能を兼ね揃え、ファイルやタスク、予定も簡単に共有できます。ビデオ会議アプリ「Google ミート」への切り替えもスムーズ。

では、そんなGoogle チャットについて、これから詳しく見ていきましょう。

目次
そもそもGoogle チャットとは?
Google チャットはGoogle ハングアウトとどう違う?
Google チャットの使い方
最後に

そもそもGoogle チャットとは?

利用するには、Googleのアカウントが必要です。主に、Google Chromeなどのブラウザかスマートフォン(以下、スマホ)専用アプリでの使用が基本です。

無料でも利用できますが、機能制限がかかります。フルにGoogle チャットを使いたければ、有料プランに移行しましょう。

もともとGoogle チャットが登場する以前は、「Google ハングアウト」というメッセージサービスが使われてきました。Google ハングアウトは、2013年から提供開始。個人間でのチャットや最大150人でのグループチャット、ビデオ電話といった機能を無料で利用することができました。

しかし、2021年から、より機能が充実したGoogle チャットへの移行が始まり、2022年11月には完全移行(Google ハングアウトの完全廃止)の予定です。なお、Google ハングアウト上の会話データは自動でGoogle チャットに引き継がれるので、ユーザー側で何か対応する必要はありません。

ただし、Google ハングアウトの会話データの複製を残しておきたければ、2022年11月までにデータをエクスポートしておくと良いでしょう。エクスポートには、「Google Takeout」というサービスが便利です。

Google チャットはGoogle ハングアウトとどう違う?

Google チャットはGoogle ハングアウトの後継サービスですが、Google ハングアウトとの違いは、どのようなものでしょうか。詳しく見ていきましょう。

送信できる添付ファイルの種類の増加

Google ハングアウトでは、基本的に画像か動画しか添付ファイルとして送ることができませんでした。Googleチャットならば、PDFや画像といった、さまざまなファイル・データ類をチャットに添付して送信することができます。

検索機能の向上

検索機能が向上し、文字検索はもちろんのこと、期間や差出人、添付ファイルなどの条件で絞り込むことができるようになっています。そのため、目当ての添付ファイルをすぐに見つけられるようになりました。

なお、添付ファイルの種類や差出人、期間での絞り込み検索はアプリ版のみが対応しています。パソコン版では、文字入力による検索だけになります。文字だけでも、添付ファイルの名称の一部がわかれば、検索は可能です。

スマホアプリ版での絞り込み画面

スレッドの作成

作成したチャットルーム内で、スレッドを立てることができます。話したいテーマ別にスレッドを分けられるため、異なるテーマのやりとりが混合するのを防止可能です。

例えば、日報だけのスレッドを立てて、そこでは日報内容だけを送信。他方、業務連絡のスレッドを立てて、そこでは勤怠の付け方といった業務関連の内容だけを投稿するといった使い方ができます。

Google チャットの使い方

Googleチャットは、パソコンならブラウザかデスクトップアプリで、スマホならスマホアプリで利用できます。多少のデザインの違いはありますが、使い方はほぼ同じです。当記事では、ブラウザ版の使い方について説明します。

Google チャットの始め方

Googleの検索画面右上にあるサービス選択画面から、「チャット」を選択すると、Googleチャットの画面に遷移します。もしくは、­Gmailからでも始めることが可能です。その際、­Gmailの設定で、Googleチャットの表示を有効にしておくことが必須です。

Googleの検索画面右上にあるサービス選択画面からチャットを開始
­Gmailからチャットを始めるアイコン

メッセージの送信

次に、メッセージの送り方を見ていきましょう。

▷個人間でやりとりする時

まず、個人間でやりとりする時について説明します。

画面上部の「ユーザー、スペース、メッセージを検索」をクリック、やりとりしたい相手を探しましょう。相手の名前を入力しなくても、Googleチャットが候補を示してくれます。なお、相手もGoogleチャットが使える状態にあることが前提です。サジェストに出てきた相手候補を選択すると、そのユーザーとのチャットを開始できます。

▷グループでやりとりする時

グループチャットは、「スペース」と呼ばれる場所で行います。いわば、クラスルームです。「+」から「スペースを作成」を選択。そして、やりとりしたいメンバーを管理者が招待して、スペースを作成します。作成次第、チャットを始められます。

ちなみに、「スペースを作成」のすぐ上に「グループの会話を開始」という項目があります。こちらは、複数のユーザーが手軽にやりとりするために使うもの。ですから、会社の同期だけで飲み会の話し合いをする時などに使えます。

機能面では、タスクの割り当てができないといったことから、スペースに軍配が上がります。業務・プロジェクトに関するやりとりは、スペースで行うようにしましょう。

▷メッセージ送信時の注意点

さて、メッセージ送信の方法ですが、「Enter」を押すだけで送信されます。そのため、メッセージ内で改行する場合は、「shift」+「Enter」で改行しましょう。

また、メッセージアプリ「LINE」のように、各メッセージには既読がつきません。なので、メッセージを読んだら、それに絵文字をつけるなどして、リアクションの仕方を工夫する必要があります。

さらに、無料版では一回送信してしまったメッセージは編集できません。削除もできないので、送信取り消しもできないということです。気をつけましょう。

通知の設定

通知の設定も細かく設定できます。メッセージが来たにも関わらず、気がつかないといったトラブルを回避できます。

設定手順はシンプルです。Googleチャット画面上部にある歯車のアイコンから、通知の設定ができます。「チャットの通知を許可する」を有効にし、通知音やメール通知の設定に問題がなければ、設定を保存します。これによって、メンションがついたメッセージやダイレクトメッセージが届いた際に、デスクトップ上に通知が来るようになります。

通知音は全部で12種類。準備されているものは、「オルゴール」や「ホイッスル」などと実に多様です。デフォルトの設定では、「トーン」が選択されています。「なし」とすることで、通知音をオフに設定することも可能。

また、一時的に通知をミュートすることもできますよ。「通知を一時的にミュート」を選択、通知をミュートしたい時間が表示されます。

ミュートに設定すると、他のユーザーにも、ミュートになっていることが伝わります。そのため、「メッセージを送った、送ってない、無視された」といった類のトラブルも回避できるというわけです。

ミュートに設定する画面
赤丸がついて、相手がミュート中であるとわかる

最後に

Google ハングアウトは、2022年にサービスが終了し、Googleチャットに完全移行します。保存しておきたい会話履歴があれば、エクスポートしておくなどして保存しておくといいでしょう。

Googleチャット、それ自体は便利です。ただし、無料版では送信したメッセージの編集・削除ができないなどといった一部の機能制限がかかります。ビジネスで、Googleチャットをメインのコミュニケーションツールとして使っていきたいということであれば、はじめから有料版を使うことをおすすめします。

●構成・執筆/京都メディアライン・https://kyotomedialine.com/ FB

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