プロジェクト管理は、多くの方がその重要性について認識していると思います。しかし、プロジェクト管理について必要な項目があることをご存知でしょうか? マネジメント課題解決のためのメディアプラットホーム「識学総研(https://souken.shikigaku.jp)」から、プロジェクト管理に必要な項目を学び、プロジェクトを成功に導きましょう。

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プロジェクト管理において、何を管理対象とするべきなのか、項目を特定して理解することはとても重要であり、スムーズかつ的確なプロジェクト管理には必要不可欠といっていいでしょう。

この記事では、プロジェクト管理手法の1つであり基本となる「PMBOK(ピンボック)」に則って、10の管理項目とフローごとに必要な管理項目、管理成功のポイントを解説します。

プロジェクト管理における項目理解の重要性

プロジェクト管理を行うなら、どんな項目を管理するのか、何の目的で管理するのかを理解しておく必要があります。プロジェクト管理項目をプロセスごとに細分化して、それぞれを管理することで、各工程において何をすべきなのかを系統的に理解でき、プロジェクト管理全体をスムーズに行えます。

プロジェクトの目的とゴールを見失うことなく、さらに管理の漏れなどを把握できるため、トラブルを未然に防ぎやすくなるでしょう。

プロジェクト管理の質の向上や効率化が実現でき、プロジェクトそのものの成功にも近づく効果が期待できます。

プロジェクト管理項目のベースになるPMBOK

プロジェクト管理において理解しておきたい概念が、PMBOK(ピンボック)です。

PMBOKは世界標準のプロジェクト管理のガイドブックのようなもので、必要な知識やノウハウがまとめられています。PMBOKでは、10の知識エリアを設定し、プロジェクト管理における重要な管理項目として位置づけています。

プロジェクト管理に必要な10項目

PMBOKを基準にすると、プロジェクト管理には10の項目管理が必要とされています。

それぞれくわしく見ていきましょう。

1.統合管理

統合管理は、プロジェクト全体の方向性を決定し、管理・調整を行うこと。プロジェクト管理における中心的な役割を持ちます。

プロジェクト憲章やプロジェクト管理計画書の作成をはじめ、作業の指揮やマネジメント、コントロールを行います。

2.スコープ管理

スコープ管理は、プロジェクト開始前に何をどこまでやるのか、作業内容や成果物を決めておくことです。プロジェクトの成否に影響を及ぼす重要な管理項目といえます。

はじめにステークホルダーの要求などをもとにプロジェクトの範囲を明確にして、目標を設定し「スコープ記述書」を作成します。

プロジェクトが開始したら、スコープ記述書をもとに正しい範囲内で進行しているかを監視し、必要があれば是正を行います。

スコープ管理を適切に行えば、必要なタスク内容を明確化でき、プロジェクト終了後の検証も効率的に進められるようになります。

3.スケジュール管理

プロジェクト全体や個々のタスクにスケジュールを設定し、各タスク状況が計画通りに進行しているかを管理するのが、スケジュール管理です。スケジュール管理を的確に行うことで、納期遵守や生産性の向上が期待できます。

はじめにタスクの洗い出しをして、WBS(作業分解構成図)を作成します。次にスケジュール表を作成し、進捗状況を確認します。監視するのは、計画通り進んでいるのかという点です。あわせて作業の実績と当初の予定とを比較し、差異がないかもチェックします。

4.コスト管理

プロジェクトを予算内に収めるためにコスト管理は重要な項目です。プロジェクト成功に必要なコストを算出して予算を立てて、予算に収まるようコントロールするのがコスト管理です。リスクに備えて、予備費を盛り込むこともあります。

プロジェクト進行中は、実際に発生したコストが計画通りに収まっているのかを確認し、監視します。必要に応じて、段階的にコストを見直しすることも重要です。

5.品質管理

品質管理とは、プロジェクトで扱う商品やサービスなどの成果物を管理する項目です。顧客ごとの要件や仕様、クオリティ基準を明確にし、成果物を作るための計画を策定したり、成果物が条件を満たしているのかを確認したりします。

プロジェクト進行中は定められた品質基準をチームメンバーすべてに周知し、品質の基準が守られるようにプロジェクトに働きかけます。

さらに、商品やサービスの品質が保証できているかどうかを監視します。また、もし品質基準を下回ってしまった場合にどう対応するのか、その方法も検討が必要です。

品質管理項目チェックリストを作成するのが一般的です。

6.資源管理

資源管理では、プロジェクトに必要な資源の管理・調整を行います。

プロジェクトを成功させるために必要な物や人などの資源を決定し、組織図や役割分担表などを作成します。このとき、責任の所在なども明らかにしておきましょう。

資源を獲得したら適正に活用できるように働きかけて、監視します。チームメンバーにフィードバックも行い、課題があれば解決できるように働きかけましょう。

7.コミュニケーション管理

コミュニケーション管理は、すべての関係者とのコミュニケーションを円滑に進めるための管理を行う項目です。プロジェクト全体を通して緊密かつ効率的なコミュニケーションを保つことは、チームメンバーや関係者の適切な情報共有を行うための土壌づくりといえます。

コミュニケーション不足では情報共有が滞り、遅延しているタスクや課題の把握ができず、納期遅延や品質低下のリスクが生まれます。

チームメンバーや顧客などと適切に情報伝達できるよう計画を立てましょう。計画に従って、情報を集めたり、伝達したり、最終的には廃棄を実行します。

情報が正しく伝わっているのか、コミュニケーションルールが守られているのか監視することも重要です。

8.リスク管理

リスク管理は、想定されるリスクやその原因の分析と特定、日々の予防やコントロールを行い、実際にトラブルが起こった際の対応策を検討・実施する役割を果たします。

リスクが発生する確率や影響度などを査定し、リスク対応の緊急性なども考慮して優先順位を決めておくことがポイントです。

また、リスクが発生した際すぐに気が付くよう、リスクの動向について定期的に確認し監視します。

9.調達管理

調達管理とは、プロジェクトの実施に必要とされるサービスや商品を社外から調達する場合に、その計画と実行・調整を行うことです。契約から、使用する商品・サービスの選定・進捗管理まで、調達にかかわる全てのタスクを網羅する必要があります。

WBSなどを参考にして、プロジェクト進行のために調達すべきものと調達方法を決定しましょう。

その後、必要な物資や人材が遅れることなくそろうように手配するとともに、必要な物資や人材が適切に調達されているのかを監視し、不足する場合は早急に対応を行います。

10.ステークホルダー管理

各ステークホルダーと適切な関係を構築することは、プロジェクトの円滑な進行に直結します。そのため、プロジェクトの利害関係者であるステークホルダー管理も必要な項目です。

プロジェクトの関係者や影響度、関心などを洗い出し、適切なタイミングでコミュニケーションを取っていきます。ステークホルダーの特定、ニーズを把握し、ステークホルダー・エンゲージメントのための計画を立案します。

非協力的または抵抗的なステークホルダーには、適切なコミュニケーションを図り、プロジェクトへの抵抗を減らせるように働きかけを行いましょう。

プロジェクト進行中は、ステークホルダーと適切な関係が築けているかを監視します。

プロジェクトのフローと管理項目

10個の管理項目は、プロジェクトのフローと密接に結びついています。

プロジェクトのフローとそれぞれの項目管理の関連性について解説します。

1.立ち上げ

最初に行うのは、プロジェクト立ち上げのフローです。統合管理の項目にあたります。

プロジェクトが何を目標にしているのか明確にして、チーム全体で認識の共有を行い、プロジェクトを立ち上げます。

このフローでは、プロジェクト進行において課題やリスクなどが出てきたときに判断基準となる、プロジェクト憲章を策定する必要があります。

2.計画の立案

目標を明確化したら、プロジェクト管理計画書を作成します。プロジェクト管理計画書に必要となる代表的な項目として、スコープ管理、コスト管理、スケジュール管理、品質管理、リスク管理などが挙げられます。

項目は多いですが、プロジェクトメンバーがプロジェクトの全体像を把握できるように、丁寧な計画立案が大切です。

3.実行と進捗管理

プロジェクト管理計画書が確定したら、プロジェクト実行に移りましょう。

プロジェクトマネージャーは、メンバーがそれぞれのタスクをスケジュール通りに進められているか、コストは想定通りの範囲に収まっているかなど、各管理項目に応じて、プロジェクトが計画通りに進行しているかを監視します。

もちろん、物的、人的な資源が足りているかを確認する資源管理も必要です。

4.振り返り

成果物を納品後は、プロジェクトが計画に沿って進められたかどうかを検証して、統合管理を行います。

そのプロジェクトで培われた経験や反省を次に活かしていくために、発生したトラブルの内容や原因、このプロジェクトで良かったところ・悪かったところなどを多角的に検討し、その改善策とともに記録を残して終結します。

プロジェクト管理の成功のポイントはドキュメント

プロジェクト管理を行い成功させるための項目管理では、たくさんのドキュメントを作成する必要があります。

適切なドキュメント管理がプロジェクト管理成功にも直結するといっても過言ではありません。

プロジェクト成功にドキュメント管理が大切な理由

プロジェクトは、多くの関係者が協力して行うものです。進行中はさまざまなドキュメントを作成しますが、全員が共有できなければ、うまくプロジェクトは進行できません。

プロジェクトにはさまざまな理由で変更が生じ、変更があった時点ですぐにドキュメントに反映させなければ、間違った内容でプロジェクトが進行してトラブルを招いてしまいます。

ドキュメントの修正は変更前の内容が必要になることもあるため、上書きではなく、いつ、どこで、どのような内容が変更されたかを明確にすることも必要です。ドキュメントのバージョン管理もしっかり行いましょう。

プロジェクトで管理するべき主なドキュメント

プロジェクトで管理する主なドキュメントは以下の通りです。

(1)プロジェクト管理計画書

プロジェクト全体の概要とプロジェクトの目的達成までの計画およびプロジェクトの管理項目の内容が記載されています。

(2)仕様書

プロジェクトの成果物の機能やスペック、構造などを記載します。

(3)スケジュール表

カレンダーやガントチャートなど、計画と計画に対する進捗の管理ができるものです。

(4)報告書

タスクの進捗状況をタイムリーに報告するためのドキュメント。日報、週報などで報告することもあります。

プロジェクト管理に必要な項目を理解して適切に設定しよう

プロジェクト管理に必要な項目は、PMBOKを基準にすると10項目あります。それぞれプロジェクトの進行には欠かせない項目で、適切に設定するためにはまず内容理解が重要です。

プロジェクト管理に必要な項目を正しく理解して、適切に設定を行いましょう。

【この記事を書いた人】
識学総研 編集部/株式会社識学編集部です。『「マネジメント」を身近に。』をコンセプトに、マネジメント業務の助けになる記事を制作中。3,000社以上に導入された識学メソッドも公開中です。

引用:識学総研 https://souken.shikigaku.jp/
コンサルタント紹介はこちらから https://corp.shikigaku.jp/introduction/consultant

 

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