【ビジネスの極意】「ChatGPT」を仕事で活用するには？｜ChatGPTを使うメリットや注意点を解説

今話題のChatGPT。このツールはビジネスシーンにどう影響するのでしょうか？　マネジメント課題解決のためのメディアプラットホーム「識学総研（https://souken.shikigaku.jp）」から、ChatGPTのメリットや仕事で活用するための方法、利用する上での注意点などについて学びましょう。

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ChatGPTは、高い精度で回答を出してくれる対話型のチャットツールです。人間と会話しているような自然な回答をしてくれることから注目が集まり、ビジネスに取り入れる企業も出てきました。

本記事では、ChatGPTを仕事で活用する方法やメリットについて詳しく解説します。ChatGPTを使うときの注意点についても紹介しますので、導入を検討する際は、ぜひチェックしてください。

ChatGPTとは？

ChatGPTは人工知能の研究機関である、OpenAI社によって開発され、2022年に公開されたチャットツールです。

GPTは、Generative Pre-trained Transformerの頭文字を取った言葉であり、インターネット上の膨大な情報を学習した上で、精度の高い答えを導き出してくれます。

まるで人間が書いたような自然な文章で回答してくれることが、ChatGPTの大きな特徴です。従来のチャットツールには、文法的に違和感のある表現があったり、想定外の質問をすると答えが返ってこなかったりと、多くの課題がありました。

ChatGPTでは高度なAI技術を活用することで、人間と接するようなスムーズな対話を実現しています。日常的な会話や情報の検索はもちろん、ビジネスでも活用できることから注目されるようになりました。

次の項目では、ChatGPTが得意とすることについて具体的に見ていきます。

ChatGPTが得意とすること

ChatGPTは質問に対する回答やさまざまなジャンルの文章作成、文章の要約や添削などが可能です。以下、それぞれの機能について詳しく解説します。

質問に対する回答

ChatGPTは、ユーザーからの質問に対して適切な回答を返すことができます。インターネット上の膨大なデータを学習しているため、単純な質問はもちろん仕事の進め方や業務効率化に役立つツールなど、幅広い内容に回答することが可能です。

業務改善やスタッフのモチベーションアップなどについて相談してみるのも良いでしょう。どのような悩みに対しても、友人のように丁寧に答えてくれます。

単純に答えを返してくれるだけでなく、要点を分かりやすくまとめて伝えてくれることもChatGPTの魅力です。ChatGPTは、人間的な会話の流れや話し言葉も学習しているため、読みやすい自然な文章で回答してくれます。

従来のチャットツールとは異なり、文法的な間違いが多くて読みにくいということは少ないでしょう。シナリオに登録されていない質問をすると、回答が返ってこないというケースもありません。

文章作成

文章を作成することもChatGPTが得意とする作業の一つです。従来のAIとは異なり、人間が書いたような自然な文章を作成できます。

ChatGPTは膨大な量の文章を読み込んで、正しい文法や言葉選びを学んでいます。主語と述語の関係、適切な句読点の使い方などを理解した上で、読みやすい文章を作成してくれます。

また、幅広いジャンルの文章を作成できることもChatGPTの大きな特徴です。簡単な自己紹介文や説明文はもちろん、SEOに強いWebメディアの記事、メールの文章やプレゼン資料の原稿など用途を限定した文章の作成もできます。

最終的なチェックを行う必要はありますが、土台となる文章の作成を依頼することで、効率よく作業を進められるでしょう。

文章の要約・分類

新しく文章を作成するだけではなく、既にある文章を要約したり分類したりすることも可能です。

自分で書いた文章やインターネット上の記事を渡し、「この文章を要約してほしい」「ポイントだけを抽出してほしい」などと依頼すれば、すぐに要点を教えてくれます。誤字脱字や変換ミスのチェックなども依頼できます。

また、文章の内容や言葉の意味を理解して、種類ごとに分類することも可能です。例えば、氏名と住所を見分けてそれぞれを一覧表にしたり、政治・経済・エンターテインメントなどの文章のジャンルを見極めてカテゴライズしたり、人間のような細かな分類ができます。

高い精度で作業してくれるため、うまく活用すれば業務を効率化できるでしょう。

コードの作成

ChatGPTは、コードやプログラムを生成する依頼にも対応します。ChatGPTは、コードの生成方法やプログラミング言語を学んでいるため、どのような処理を行いたいかを伝えると、目的に合ったプログラムを作成してくれるでしょう。

適切なコードについて調べたり、自分で打ち込んだりするような手間はかかりません。

すでに存在しているコードの改善点やバグを探してもらうことも可能です。コードを渡して、「バグを発見してほしい」と依頼すれば、問題のある部分や具体的な修正方法をすぐに教えてくれます。優秀なデバッカーのような存在として活用するのもおすすめです。

他にも、Excel関数の作成も依頼できます。「入力された数値の最大値を見つけたい」「相加平均・相乗平均を求めたい」など行いたい計算を伝えれば、適した関数を提案してくれるでしょう。

入力されたデータを特定のルールに従って分類したり、同一セル内のテキストを分割したりすることも可能です。

アイデアの提案

ChatGPTは、従来のチャットツールでは難しかったアイデアの提案も行えます。例えば、仕事上の悩みを相談すると適切な対応策を提示してもらえるかもしれません。

業務効率化や部下との関係性で悩んでいるなら、一度相談してみると良いでしょう。1回で適切な回答が得られないケースもありますが、人間と会話するようにやり取りを繰り返せば、新しいアイデアを作り出せます。

商品やサービス、プロジェクトなどに関するアイデアを提案してもらうことも可能です。ジャンルやターゲットなどを伝えれば、思いもよらない角度や視点からの新しいアイデアを出してもらえるかもしれません。

もちろん、自社の状況や予算に合っているか自分の目で確認することは必要ですが、土台となるアイデアを出してもらうことで、新商品や新サービスを効率よく考案できます。

ChatGPTを仕事で活用するには？

ChatGPTは日常生活をはじめ、仕事上のさまざまな場面で活用が可能です。ここでは、営業活動・マーケティング・プログラミングなどにおける活用方法を詳しく解説します。

営業活動における活用方法

営業活動においてChatGPTを活用すれば、効率よく顧客へアプローチしたり必要な資料を素早く作成したりできるでしょう。具体的には、メールの文章やプレゼン資料を作成する際などに役立ちます。以下、それぞれのケースについて詳しくみていきましょう。

メール文章の作成

ChatGPTに依頼すれば、メールの文章をすぐに作成できます。特に、商談のアポイントを取るメールや打ち合わせのお礼メールなど、ある程度の型が決まっているビジネスメールなら、素早く作成してくれるでしょう。インターネット上に公開されているビジネスメールの文例などを基に、適切な文章を作成してくれます。

ただし、送信する前に自分で読んで、内容を確認しておくことは必要です。誤字脱字や宛先の間違いがあると、相手が不快な気持ちになりかねません。不適切な表現で相手との関係が壊れてしまわないよう、ChatGPTを過信せずしっかりチェックをすることが大切です。

プレゼン資料や原稿の素案作成

プレゼン資料や原稿の素案作成もChatGPTの得意分野です。資料の作成に必要な調査結果や数値データなどを渡せば、分かりやすい形式でまとめてくれます。「数値データをグラフにしてほしい」「調査結果を分類してほしい」といったイメージで依頼すれば、要望どおりの形に仕上げてくれるでしょう。

必要なデータ収集から依頼することも可能です。自分でインターネット上の情報を探すこともできますが、情報量が多すぎて収集や分析に時間がかかってしまうケースもあります。

ChatGPTを活用すれば、重要なデータを抽出してくれるため、収集と分析を効率的に進められます。

マーケティングにおける活用方法

ChatGPTは、マーケティングのツールとしても活用できます。例えば、ChatGPTにキャッチコピーや商品の紹介文の作成を依頼すれば、適した案を出してくれるでしょう。具体的な活用方法は、以下のとおりです。

キャッチコピー案の作成

商品やサービスのキャッチコピー案を作成することは、ChatGPTの活用方法の一つです。商品やサービスの特徴やターゲット層を伝えて、「魅力的なキャッチコピーを考えてほしい」と依頼すれば、さまざまな案を提案してくれるでしょう。

もちろん、ChatGPTに依頼するだけでオリジナリティの高いキャッチコピーが完成するわけではありません。

ChatGPTは、インターネット上にある事例などを基に考えるため、どこかで聞いたことのあるようなキャッチコピーになってしまうケースもあるかもしれません。商品や企業のイメージに合っていない場合もあるため、ChatGPTの提案を基に最終的には自分の頭で考えることが大切です。

商品やサービスを紹介する文章の作成

ChatGPTに、商品やサービスの紹介文を作成してもらうことも可能です。前述のとおり、文章作成はChatGPTの得意分野の一つであるため、自分で考えるよりも早く、分かりやすい紹介文を作成してくれるでしょう。

適切な紹介文を作成してもらうためには、商品やサービスの内容を詳しく伝えておくことが重要です。

キャッチコピーと同様、ChatGPTだけに任せるのは避けましょう。ChatGPTは、読みやすい文章の作成はできますが、その内容が事実かどうかのチェックはできません。ユーザーに対して間違った情報を発信することがないよう、人間の目で確認しておきましょう。

作成した文章の誤字脱字チェック

ChatGPTに、作成した文章の誤字脱字チェックを依頼するのもおすすめです。注意して書いていたつもりでも、あとで誤字脱字や変換ミスが見つかることはよくあります。

紹介文や説明書きに誤字脱字があると、ユーザーに誤解を与えたり、信頼性が低下したりするため注意しなければなりません。

誤字脱字や変換ミスの確認には時間がかかるため、ChatGPTを活用するのがおすすめです。作成した文章を渡せば、ミスを発見して修正の方法まで教えてくれます。ダブルチェック体制を整えるのが難しい場合などは、ChatGPTに依頼すると良いでしょう。

プログラミングにおける活用方法

ChatGPTに、プログラミングを依頼することも可能です。ChatGPTは、さまざまなプログラミング言語を習得しているため、自分が不得意な言語でもすぐに作成してくれるでしょう。

コードの作成

コードの作成は、ChatGPTの得意分野の一つです。社内システムの構築やWebサービスの運営などで必要となるコードの作成を依頼すれば、効率的に作業が進むでしょう。

もちろん、既存システムとの整合性や使い勝手をチェックすることは必要ですが、自分でゼロから作成するよりスムーズに作業できます。

業務全般における活用方法

ここまで紹介した以外にも、表計算ソフトでの関数の作成や文章の翻訳などを依頼することもできます。それぞれの活用方法の詳細は以下のとおりです。

表計算ソフトの関数の作成

ChatGPTは、Excelやスプレッドシートにおける関数の作成もできます。「仕事で役立つ関数を教えてほしい」と相談すれば、適切な関数やその使い方を丁寧に教えてくれるでしょう。

具体的な目的が決まっている場合は、どのような計算や処理を行いたいか伝えると、最適な関数を提案してくれます。関数への数値の入力方法やセルの選択方法まで教えてくれるため、自分でインターネットを使って検索するよりも素早く作業が完了するでしょう。

文章の翻訳

ChatGPTは、文章の翻訳にも長けています。対象となる文章を渡せば、英語から日本語へ、日本語から英語へと翻訳してくれるでしょう。従来のチャットツールと比較すると、高い精度で自然な文章へと翻訳してくれます。

ただし、複雑すぎる構造であったり難しい文脈であったりすると、正確な翻訳ができないケースもあるため、最終的には人間の目で確認することが大切です。

ChatGPTを仕事で活用するメリット

ChatGPTを仕事で活用することには、業務の効率化を図れる、新たなアイデアが生まれる、人に聞きにくいことも質問できるといったメリットがあります。それぞれのメリットについて詳しくみていきましょう。

業務の効率化を図れる

さまざまな業務の効率化を図れることは、ChatGPTを導入する大きなメリットです。メールの文章の作成やデータの整理など、ChatGPTは幅広い業務を担当できます。

人間が担当すべき部分もありますが、ChatGPTに土台を作ってもらうと、作業が効率的に進むでしょう。

新たなアイデアが生まれる

新たなアイデアの創出を期待できることも、ChatGPTを活用するメリットの一つです。ChatGPTは、インターネット上の膨大な事例や知識を習得しているため、自分では思い付かなかった考え方やヒントを教えてくれるケースもあるでしょう。

ChatGPTのアイデアと人間の知識を組み合わせることで、新しい商品やサービスが生まれるきっかけを作ることもできます。

人に聞きにくいことも質問できる

気軽に質問できることもChatGPTのメリットといえるでしょう。ChatGPTには、仕事上の小さな悩みやシステムの使い方なども質問できます。上司や同僚には質問しにくいことでも気軽に聞けるため、すぐに疑問を解決して仕事を効率よくこなせるでしょう。

ChatGPTを使う際の３つの注意点

便利なChatGPTですが、使うときは次のようなポイントに注意しなければなりません。

１．必ず事実かどうか確認する

ChatGPTを活用するときは、導き出された答えが正しいかどうか必ず確認しましょう。ChatGPTはインターネット上の情報を基に回答しているため、元データが間違っている場合は、ChatGPTの出す答えも間違ったものになってしまいます。ChatGPTに任せすぎず、人間の目でチェックすることも大切です。

２．情報が古いものではないか確認する

ChatGPTは、常に最新のデータを保有しているわけではありません。過去のデータを基に回答しているケースもあるため、出された答えが最新のものかどうか、現状に合っているかどうか、しっかりと確認しましょう。

３．機密情報を入力しない

ChatGPTには、機密情報を入力しないよう注意しましょう。思わぬ形で情報が漏洩してしまう可能性もあります。機密情報や個人情報が流出すると、企業としての信頼を失ってしまうため注意が必要です。

使い方次第でChatGPTは仕事に活用できる！

ChatGPTは、文章の作成や翻訳、プログラミング、アイデアの提案など、幅広い業務をこなせます。表計算ソフトの関数を作ったり、お礼メールの文面を考えたりすることも可能なため、うまく活用すれば業務を効率化できるでしょう。

ただし何もかもをChatGPTに任せすぎず、人間の目で確認することも大切です。ChatGPTが導き出した答えは、絶対に正しいとは限りません。

間違っていたり古い情報だったりする可能性もあるため、しっかりとチェックするように注意して仕事に活用しましょう。

【この記事を書いた人】
識学総研 編集部／『「マネジメント」を身近に。』をコンセプトに、マネジメント業務の助けになる記事を制作中。3,000社以上に導入された識学メソッドも公開中です。
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引用：識学総研　https://souken.shikigaku.jp/