Access(正式名称:Microsoft Access)とは、Microsoftが提供するデータベース管理システムであり、データの収集・管理・分析・レポート作成などを可能にします。データベース管理に関心がある、効率的にデータ管理を行ないたいという方にとって、Accessは選択肢の1つとなりうるでしょう。

この記事では、Accessでできることや、Windows 10での使用方法などについて解説します。

目次
Access(Microsoft Access)とは
Accessの活用事例
Accessの基本的な機能
最後に

Access(Microsoft Access)とは

Accessは、Microsoftが提供するデータベース管理システムです。Accessは主に、個人や小規模な企業などでデータの収集・管理・分析・レポート作成などのために利用されています。

なお、Accessは、「Microsoft 365 Access Runtime」という無料版のファイルを使うと、パソコンにAccessがインストールされていなくても、Accessで作られたシステムを利用する(データ入力や検索など)ことができます。Accessを使ってシステムを構築するには、Microsoft 365のサブスクリプションに加入するなど、有料が基本のようです。

Accessを利用する際には、「タスク管理」・「イベント管理」・「在庫」などのように、テンプレート(https://support.microsoft.com/ja-jp/topic/おすすめのアクセス-テンプレート-e14f25e4-78b6-41de-8278-1afcfc91a9cb)が用意されているので、それらを利用してスムーズにシステムを作成することができます。これにより、利用者は1からシステムを構築する場合に比べて、簡単にシステムの使用を開始することができるでしょう。

テンプレートなども活用することでAccessでは、顧客情報や在庫管理、プロジェクト管理など、さまざまな用途に合わせたデータベースを作成することが可能。また、データの入力や編集、クエリの作成、レポートの作成など、幅広い機能が備わっています。Accessを使用することで、効率的にデータを管理することができるでしょう。

Accessの活用事例

Accessの活用方法はさまざまです。前述したように、さまざまな分野に特化したテンプレートがあるので、それらを使うと1からシステム構築する手間が省けます。

 プロジェクト管理では、プロジェクトの進行状況や予算管理、リソースの割り当てなどを管理することができます。プロジェクトメンバーの情報やタスクの進捗状況をデータベースに記録し、効率的なプロジェクト管理を実現できるでしょう。

在庫管理では、在庫の数量や入出庫履歴、商品情報などを管理することができます。これにより、在庫の適切な管理や補充を行なうことが可能です。

顧客管理では、顧客情報を管理するために、Accessを活用できます。顧客データベースを作成し、顧客の情報を一元管理することで、マーケティングや営業活動の効率化が図れるでしょう。さらに、顧客情報のレポートを作成して、ラベルや封筒に印刷することにも使えそうです。

Accessの基本的な機能

次に、Accessの主な機能について解説していきます。画像はすべてWindows 10で実行した様子です。

テーブル

「テーブル」とは、いろいろなデータを格納するための入れ物のことです。テーブルは、行と列から成り立ち、各列はフィールド(顧客名や連絡先といったデータの種類)を表し、各行はレコード(実際のデータ)を表します。このテーブルに対して、データの追加・削除・編集などの操作を実施します。

クエリ

データベースから必要な情報を取得するための機能です。クエリを使用すると、特定の条件に基づいてデータを抽出し、表示や集計を行なうことができます。条件や演算子を組み合わせて、柔軟なデータ処理が可能です。データが膨大になればなるほど、目視によるデータ検索は時間がかかりますし、見逃しや見間違いが生じる可能性が大きくなります。そのため、クエリによるデータ検索が重要です。

Accessでは、一致する都道府県や日時などの条件を指定してデータを抽出したり、集計したり、複数条件の組み合わせで抽出したりすることができます。

都道府県が東京の顧客だけ抽出
登録日が3月以降の顧客だけ抽出

レポート

データベースのデータを視覚的に表現するための機能です。レポートを使用すると、テーブルやクエリから取得したデータを印刷形式で表示することができ、帳票や伝票などの作成に使えます。また、それらをPDFにすることで共有もスムーズです。

作成したレポート
ラベルなどに印刷できる書式にしたレポート

また、レポートには、画像や罫線なども挿入できます。会社のロゴなどをレポートの上に添えておくと、オフィシャルな印象を与えることができ、レポートを目立たせることができるでしょう。

フォーム

データベースにデータの入力を行なうための機能です。テーブルに手入力でデータを登録していくとなると、入力漏れが発生するかもしれません。特に入力する必要があるフィールドが増えれば増えるほど、テーブルでの入力箇所は長くなっていくので大変です。

そこで、フォームを使用することで、視覚的なレイアウトを提供し、入力するべき項目がひと目でわかるようになります。より直感的に操作できるでしょう。

入力フォーム

また、フォームはデザインを変えることも可能。テキストボックスの幅を変えたり、フォームのテキストのフォントを変えたり、入力項目の配置を変更したりすることができます。これによって、目的に沿ったデザインに仕上げることができるのです。

最後に

Accessは、データの管理や分析などに役立つツールです。さまざまな業務やプロジェクトにおいて、より詳細なデータ分析をしたり、業務を改善したりすることができるでしょう。データの管理や分析でお悩みの際には、選択肢の一つとしてAccessを検討してみてはいかがでしょうか。

●構成・執筆/三鷹 れい(みたか れい|京都メディアライン・https://kyotomedialine.com FB
プログラマー。中小企業のDX化など、デジタル分野での支援をしている。主な開発分野はバックエンド・フロントエンド・アプリ。その他、歴史などの人文系にも興味を持つ。

 

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