ビジネス

【ビジネスの極意】ウェビナーとは？｜基礎知識から、開催の注意点まで解説

ビジネス

2022/10/4

ウェビナーという言葉をきいたことがおありだろうか。マネジメント課題解決のためのメディアプラットホーム「識学総研（https://souken.shikigaku.jp/）」から、ウェビナーについての知見を得よう。

＊　＊　＊

近年、新型コロナウイルスの影響により、インターネット上でセミナーを開催する「ウェビナー」が注目されています。本記事では、ウェビナーに関する基本的な知識から、メリット・デメリット、始めるために必要なものなどを解説していきます。

ウェビナーとは

ウェビナーとは、インターネット上で動画や音声を配信して行われるセミナーのことです。

英語では「Webinar」といい、ウェブ（Web）上で行われるセミナー（Seminar）であることからこの２つの単語を組み合わせて「ウェビナー」と呼ばれています。また、昨今ではオンラインセミナーをするために使うツールやサービス、アプリケーションのことを指す場合もあります。

従来までは、セミナーといえば多くの人が会場に集まって行うものでしたが、近年では新型コロナウイルスの影響で人が集まる機会を減らすべく、ウェビナーに注目が集まっているのです。

ウェビナーであればオンライン上でセミナーの開催・参加ができるため、密を避けられます。インターネット環境とマイクやカメラが搭載されたパソコンがあれば誰でも開催・参加することができるため、従来のセミナーよりも大掛かりな機材を用意しなくてもよい点が特徴です。

とはいえ、「ウェビナーは従来のセミナーよりも良い」というわけではなく、どちらにもメリット・デメリットがあり、シチュエーションに合わせて使い分けていくことが重要となるでしょう。

オンライン会議の違いとは

新型コロナウイルスによりオンライン会議やウェブミーティング、リモート会議が広く普及するようになりましたが、これらはウェビナーとはどのように異なるのでしょうか？

ウェビナーとオンライン会議の違いは、使う目的にあります。オンライン会議はウェブ会議やウェブミーティングなどとも呼ばれますが基本的に意味は同じで、オンライン上で音声と映像を共有して「会議を行うこと」です。つまり、オンライン会議は双方向性のコミュニケーションであり、お互いに意思の疎通を行います。したがって、主にチームのミーティングや取引先との打ち合わせに用いられます。

一方でウェビナーは、ホスト（主催者）とパネリスト（参加者）、そして視聴者に分類される点が特徴です。ホストとパネリストはお互いに双方向性のコミュニケーションを行いますが、パネリストはホストが指定したときのみ発言できます。また、ホストは視聴者に向けてアンケートをとることができます。

このように、ウェビナーはオンライン会議のように双方向性のコミュニケーションよりも、一方的な発信となるため、少数の講演者が大勢の視聴者に対して話をする研修や会社説明会などに適しています。

ウェビナーの配信形式

ウェビナーには大きく分けて下記の2つの配信形式に分けることができます。

リアルタイム配信

会場型のセミナーと同様に、あらかじめいつから始まるかを周知しておき、その時間にライブで配信する方法で、「ライブ配信」とも言います。チャット機能を用いることで、リアルタイムで双方向性のコミュニケーションが可能になります。オンライン上とはいえ、リアルタイムで配信することによってライブ感のあるセミナーにできる点が特徴です。しかし、通信環境が悪かったり何らかのトラブルがあると、修正が困難になる点がデメリットです。

録画配信

録画配信は、事前に収録した動画をセミナー動画として、動画サービスなどで配信する方法です。録画配信であれば、スライドや資料などをあらかじめ編集して配信できるため、クオリティの高い内容に仕上げることができます。

ウェビナーのメリット

では、ウェビナーにはどのようなメリットがあるのでしょうか？　ここでは開催者と参加者それぞれのメリットを確認していきましょう。

開催者側のメリット

まず、開催者側のメリットとしては、下記の3つが挙げられます。

メリット１　開催するコストが低い
ウェビナーを開催する最も大きなメリットは、開催するコストが低いことです。従来のセミナーであれば、大きな会場を選ぶことから始まり、会場の予約や参加者の対応をする必要があり、終わった後は撤収作業もしなければなりません。つまり、会場を借りたりスタッフを用意しなければならないため、時間と手間、そして費用の運営コストが大きくなります。しかし、ウェビナーであれば自社からの配信も可能なため大きな会場を借りる必要もありません。それにより、こういったコストを大幅にカットすることができるのです。

また、ウェビナーはリアルタイム配信だけではなく録画したものを配信する録画配信もできるため、いつでもどこでも情報発信をすることができます。

メリット２　集客効果が高い
実際に会場を借りて行うセミナーであれば、場所が限定されるため、会場から遠い地域の人は参加のハードルが高くなることがデメリットです。特に、都心に事務所がある会社の場合、都市圏からしか参加者を募ることができず、地方からの参加者が少なくなります。

一方でウェビナーの場合は、インターネット環境さえあれば場所は関係ないため、これまで参加を見送っていた人など多くの人を集めることができます。

さらに従来のセミナーのもう一つのデメリットには、参加者の上限が少ない点が挙げられ、多くても200人から300人が限界です。しかしウェビナーなら、サービスごとに上限は変わりますが、最大で1,000人ほどの参加者を集められます。

メリット３　良質なセミナーを開催できる
ほとんどのウェビナーツールには、チャットができたり視聴者にアンケートをとることができる機能があります。したがって、セミナー中にわからないことがあればチャットで聞くことが可能です。

これにより、セミナーの質を上げることができます。

参加者側のメリット

では次に、参加者側のメリットを見ていきましょう。

気軽に参加できる
従来のセミナーでは、実際に会場まで足を運ぶ必要があり、移動するための費用や時間がかかるうえに、服装にも気を使わなければなりません。しかしウェビナーなら、オンライン環境があればいつでもどこでも参加できるため、気軽に参加できます。さらに、自身の映像が共有されることはないため、どのような服装でも構いません。

内容を把握しやすい
実際の講義であれば一度聞き逃してしまうと、質問するなどしなければ確認することができません。また、メモなどをとらない限り内容を忘れてしまえば、思い出すことも困難でしょう。ウェビナーの場合は、録画配信やアーカイブ視聴などが可能な場合もあるため、何度も巻き戻して再生することができます。したがって、実際に見聞きするよりも内容の把握や理解がしやすくなるのです。

ウェビナーのデメリット

上記で解説したように、ウェビナーには数多くのメリットがあります。しかし、その一方で下記のようなデメリットもあるため確認していきましょう。

通信環境によって配信品質が左右する

ウェビナーの良い点はオンライン環境さえあれば開催・参加できるという点にありますが、それはつまり、オンライン環境に依存していると言い換えることもできます。つまり、視聴者の通信環境によっては音声や映像に遅延が生じたり、機材のトラブルで視聴できない可能性があります。これは、開催者側でどうにかできる問題ではありません。

したがって、そのような状況に備えてリアルタイム配信の場合でも録画をしておくことで、視聴者が自由に見られるようにしておくなどの対策をする必要があります。

視聴者の様子がわからない

会場型のセミナーは、開催者側から参加者がどのような様子かをチェックできるので、どれほどの熱量や意欲があるのかがわかりやすい点がメリットです。しかし、ウェビナーは基本的に視聴者の様子を確認できず、また、視聴者も受け身になってしまいます。視聴者の様子を伺うためにもチャットやアンケートといった機能を駆使して、双方向性のコミュニケーションを意識すると良いでしょう。

視聴者が離脱しやすい

視聴者の立場からすると、ウェビナーは動画を見ているだけなのでどうしても受け身になり、集中して見るモチベーションが損なわれがちです。また、開催者側も視聴者の様子がわからないため、一方通行で視聴者を無視したセミナーをしてしまうことが少なくありません。その結果、視聴者が退屈し、離脱する可能性が高くなります。

どれだけセミナーの内容が良いとしても、配信に使う画像や音声、コミュニケーションのとり方が悪ければ視聴者は集中して聞いてくれません。したがって、視聴者の集中を保つための工夫が求められます。

ウェビナーを開催する際に必要なもの・あると良いもの

ウェビナーは手軽に行えることがメリットですが、ウェビナーを開催する際には、機材を揃える必要があります。ウェビナーに必要なものは下記です。

オンラインに接続できるパソコンやタブレット

セミナー配信には、オンライン接続ができるパソコンやタブレットが必要になります。

開催者側は配信用の機材として1台、配信をチェックするための機材として1台、合計2台用意するのがよいでしょう。どのように見えているかを確認するためにも使えますが、トラブルの際の予備としても使えます。視聴者側はスマートフォンでも視聴できますが、画面が小さすぎると文字や資料が潰れて確認しにくくなるため、パソコンやタブレットがよいでしょう。

カメラ

近年のパソコンやタブレットにはほとんどの場合カメラが内蔵されており、一般的なウェブミーティングなどであれば標準装備されているものでも問題ありません。しかし、ウェビナーの配信を行うのであれば、標準装備のカメラだと

・画角が狭い
・拡大ができない
・画質が悪い
・視点が固定される

といったことがあるため、ウェビナー用のカメラの使用をおすすめします。

マイク

マイクもまた、パソコンやタブレットに標準搭載されていますが、こちらもまた音質が悪い可能性があるため、ウェビナーを配信する目的としては向いていないでしょう。したがって、こちらもまた専用のマイクを用いるのがおすすめです。マイクを選ぶ際には、指向性や接続方法などに注意して選びましょう。

ウェビナーで失敗しないために注意しておくべきポイント

ウェビナーは手軽に開催できますが、下記のようなポイントを押さえておかなければ失敗してしまうかもしれないので、確認しておきましょう。

ウェビナーツールを慎重に選ぶ

近年は新型コロナの影響によりウェビナーツールの需要が高まりつつあり、それに合わせていくつものツールが提供されています。しかし、ウェビナーツールなら何でもいいわけではなく、適切に選ばなければ下記のような事態に陥るかもしれません。

・何度も使うのに定額制ではなく従量課金制のツールを使ってしまった
・安いツールを使ったせいで音声や映像が途切れてしまう
このような事態を避けるためにも、ツールを選ぶ際は慎重に選ぶことをおすすめします。

ターゲットの選定を行う

実際にウェビナーを開催する際は、まず「どのような人を集めたいか」を明らかにし、ターゲットの選定を行いましょう。そのうえで、どのような目的でウェビナーを行うのかを考え、ターゲットの課題を解決できるようなテーマを選ぶことが重要です。

開始する前に映像や音声を配信する

オンライン上でセミナーの開場をするのは、実際に開始する時間の数十分前にしておき、実際の開始時間までの間に音声や映像を流しておくといいでしょう。なぜなら、その時間に映像や音声を流しておくことで、正常に配信できているかを確かめられるからです。もし、なにかトラブルがあればその間に対応します。

参加者のエンゲージメントを高める

参加者の集中力を保てず、離脱してしまう可能性が高い点をデメリットとして挙げましたが、この対策として参加者のエンゲージメントを高めることが欠かせません。具体的には、セミナーを始める前にウェビナーの機能であるアンケートやチャットを使用し、簡単な交流をすることが効果的です。例えば、「好きな食べ物」や「住んでいる地域」といった質問をすることで、参加者の気持ちを引き寄せることができます。