作業効率アップ！ Googleドキュメントで文字起こしする方法【Google活用基本のき】

音声データや画像等からの文字起こしは、業界によってはなくてはならない重要な業務です。ただし、たった１時間の会議や取材の議事録、資料１枚分であっても、文字起こしにはかなりの時間と集中力が必要になります。

この文字起こしの業務にかかる時間を削減できれば、かなりの工数削減・作業効率アップにつながる方も多いのではないでしょうか。

実は、Googleドキュメントを使えば、煩わしい文字起こしの業務から解放されます。今回はGoogleドキュメントを使い、マイクや音声データ、画像やPDFから文字起こしを行う方法についてのご紹介です。

目次
Googleドキュメントとは？
マイクを使って文字起こしする方法
音源・動画から文字起こしする方法
画像・PDFから文字起こしする方法
文字起こしをする際の注意
最後に

Googleドキュメントとは？

Googleドキュメントとは、Google社が提供しているオフィスソフトのひとつです。Webブラウザ上で動き、無料で利用することができます。

Google社が提供しているオフィスソフトは複数あり、Googleドキュメントはその中のワープロソフトです。編集内容を即時保存したり、共同編集やコメント機能など、ビジネスで活用したい機能が数多く搭載されています。

マイクを使って文字起こしする方法

初めに、マイクを使った文字起こしの方法についてです。今回はWindowsのパソコン、スマートフォン（以下、スマホ）での方法についてご紹介したいと思います。

パソコンの場合

好みのブラウザでGoogleドキュメントを開くところからスタートです。基本的に、どのブラウザでも「Googleドキュメント」と検索すれば、検索トップにGoogleドキュメントが出てくるでしょう。

ちなみに、Google Chromeを使っている場合は、ホーム画面の右上にあるボタンをクリックし、出てきたメニューをスクロールして出てきた「ドキュメント」をクリックするだけで開くことも可能です。

Googleを開くと、下記のようにドキュメントの作成画面が開きます。新しくドキュメントを作りたい場合は、作りたい内容に応じたテンプレートを活用しましょう。今回は「空白」を利用したいと思います。

テンプレートを選ぶと、それに応じた「無題のドキュメント」の編集画面に遷移しました。マイクを使った文字起こしをする際は、右上にあるメニューの中から「ツール」を選び、さらに出てきたメニューの中から「音声入力」をクリックしましょう。

ちなみに、メニューに記載がある通り、「Ctrlキー+Shiftキー+Sキー」を押すとすぐに音声入力を開始することができます。

「音声入力」をクリックすると、下記のようなマイクのマークがついたウィンドウが表示されます。マイクでの文字起こしを始めたいタイミングに合わせて、このマイクのマークをクリックしましょう。

下記のようにマイクのマークが赤くなっている間は、マイクから入ってきた音声がリアルタイムでドキュメントに入力されていきます。文字起こしを終えたいタイミングで、再度マイクのマークをクリックしましょう。

スマホの場合

スマホの場合は、Googleドキュメントのアプリを端末にインストールする必要があります。Androidの場合は機種によっては元々インストールされているので、そちらを利用しましょう。

画像はiOSのGoogleドキュメントになりますが、基本的にはAndroidも同様です。アプリ版のGoogleドキュメントを開き、画面右下にある「+」ボタンを押してドキュメントを作成します。

iOSの場合はここでドキュメントの名前を変更できます。後からも変更できるため、名前にこだわりがない方はそのまま「作成」を押しましょう。

iOSではキーボードの、Androidではキーボード上にあるメニューからマイクのボタンを押すと、音声入力ができるようになります。後はそのままスマホに話しかければ、リアルタイムで文字起こしが可能です。

文字起こしを終了したい場合は、iOSは波形を、Androidは「終了」を押せば文字起こしが終了し、元通りにキーボード入力ができるようになります。

音源・動画から文字起こしする方法

続けて、音声データや動画から文字起こしをする方法です。まず、モニターの右下にある「音声」アイコンを右クリックし、出てきたメニューの中から「サウンド」をクリックします。

するとサウンドの設定画面が表示されるので、メニューから「録音」を選び、「ステレオミキサー」を右クリックします。

「ステレオミキサー」が無効になっている人は一度有効を押してから、再度右クリックをして「既定の通信デバイスとして設定」をクリックしましょう。

後は、音声データ・動画を再生し、Googleドキュメントで音声入力を開始すれば完了です。

ちなみに、音声入力を始めても入力がうまくいかない場合は、URLの右側にあるビデオのマークをクリックし、マイクをサウンドミキサーに変更しましょう。

画像・PDFから文字起こしする方法

続けて、画像・PDFから文字起こしする方法です。まず文字起こしをしたい画像・PDFをGoogleドライブにアップロードします。

アップロードはGoogleドライブを開き、左上にある「新規」をクリックし、出てきたメニューの中から「ファイルのアップロード」を選べばアップロード可能です。

続けて、アップロードした画像・PDFを右クリックし、出てきたメニューの中から「アプリで開く」>「Googleドキュメント」を選びましょう。

そうすると、Googleドキュメントが開き、選択した画像・PDFと、その下に画像から読み取った文章が文字起こしされています。

文字起こしをする際の注意

Googleドキュメントの文字起こし、特に音声入力は精度が高いですが、文章の区切りまでは認識できません。

会話内容を音声入力すると、句読点なく続けて入力されます。そのため、音声入力後に句読点を入れたり、誤字があれば修正を行う必要がある点に注意しましょう。

また、マイクや音声データ・動画の場合は環境面にも注意が必要です。静かなところであれば問題ありませんが、カフェなど雑音が多い場所で録音したものや声量が小さいデータに関しては、どうしても精度が落ちたり、認識できないことも起こりえます。

こういった点に注意してデータを用意すれば、より精度の高い文字起こしを自動で行うことができるようになります。

最後に

今までの文字起こしは、作業工数を大幅にとる厄介な業務のひとつでした。それが、Googleドキュメントでの文字起こしに慣れれば、準備だけして後は寝ている間に完了！ なんてことも……。

Googleドキュメントでの文字起こしの方法を身に着け、是非作業効率のアップにつなげることをおすすめします。

●構成・執筆／西田 絢（にしだ あや｜京都メディアライン・http://kyotomedialine.com）
国家試験「情報処理技術者試験」の区分にある「ITパスポート試験」「基本情報技術者試験」を保持。通販ECパッケージの開発・導入・保守サポートを行う企業にて技術面での保守サポートを行っている。